Quest’azienda voleva accorpare diverse sedi e ha colto l’occasione per liberarsi una volta per tutte dei cavi, rinnovando nel frattempo il sistema di videoconferenza.

L’azienda

DAB è un’azienda che si specializza da più di 40 anni in tecnologie per la movimentazione e la gestione dell’acqua, con applicazioni domestiche e residenziali, civili, commerciali e nei sistemi di irrigazione per l’agricoltura. L’azienda ha il quartier generale a Padova e più di 1500 collaboratori in tutto il mondo.

La sfida: rinnovare senza azzerare

La DAB è un cliente storico di VSB e quando ha dovuto procedere all’accorpamento degli uffici e della produzione, in 2 siti, ha chiesto il nostro aiuto.

L’intervento doveva produrre un aggiornamento importante del sistema audio-video delle sale riunioni, senza costringerli a buttare via tutto (perché ci tenevano a mantenere le installazioni esistenti).

Nel processo di modernizzazione era importante per il management svincolarsi dai cavi e dare la possibilità a utenti con portatili di diverse generazioni (ad esempio VGA, HDMI, USB3) di connettersi in maniera semplice e veloce.

Il percorso: Nuovi problemi, nuove soluzioni

Abbiamo colto fin dal primo incontro alcune necessità ulteriori da parte dell’azienda, cioè:

• Aggiungere uno schermo in grado di proiettare filmati ad altissima risoluzione
• Disporre di un sistema che fosse utilizzabile da PC di tutti i tipi, e anche da mobile
• Consentire il “mirroring” IOS, cioè far sì che anche i dipendenti dotati di dispositivi Apple potessero trasmettere immediatamente sullo schermo principale.

La nostra risposta è stata quindi quella di proporre la nostra soluzione di Presentazione Wireless, individuando un prodotto nuovo e facilmente adattabile nel contesto degli uffici DAB.

Per togliere ogni eventuale dubbio sia al titolare che ai manager, abbiamo proposto prima di tutto un test della soluzione – per 2 settimane – e abbiamo avviato subito un’analisi degli ambienti.

Uno dei requisiti essenziali per il funzionamento della SSF è infatti la presenza di rete wireless adeguata, senza la quale non si può risolvere il problema dei cavi.

Per accompagnare il cliente abbiamo quindi eseguito un controllo – e una volta verificato che il livello di connettività era sufficiente – abbiamo dato il via al test, e permesso quindi ai manager dell’azienda di verificare in autonomia l’efficacia del nostro sistema.

La soluzione: Innovazione wireless

Il test, effettuato in primis sulla sala riunioni più importante (la boardroom) ha convinto la dirigenza della superiorità di Presentazione Wireless rispetto ad altri prodotti concorrenti – di prezzo anche più alto, più datati o privi dell’assistenza necessaria a rendere la transizione dal vecchio sistema semplice e senza mal di testa.

A questo punto quindi la Presentazione Wireless è stata scelta per tutta la struttura italiana di DAB ed estesa ad altre 25 sale riunioni.

Inoltre, dobbiamo complimentarci con i responsabili IT dell’azienda, perché grazie all’installazione da parte loro di un’applicazione su tutti i pc, ogni utente che entra in una sala ora vede subito una schermata con il nome della sala e le istruzioni d’uso (e volendo, anche dei video che restano attivi fino all’inizio della presentazione).

Quest’ulteriore accortezza rende banale l’utilizzo della nuova Soluzione e tutti gli utenti sono più contenti, perché dopo aver imparato come entrare in una sala il sistema è uguale in tutte le altre.
Da qui l’aumento di richieste da parte dei dipendenti delle sedi estere, che dopo aver visto in opera la novità hanno richiesto l’installazione anche da loro.

Risultati: Meno cavi e più libertà

La situazione ad oggi nelle sedi DAB è ben diversa dalla precedente:

• Non ci sono più cavi in giro (estetica potenziata)
• Tutti gli utenti hanno la libertà di spostarsi da una sala all’altra
• L’ingresso in una nuova sala comporta semplicemente 2 click, e si è subito connessi in wireless

Questi risultati implicano dei benefici concreti, dato che avendo ora un sistema di presentazione sempre uguale e veloce, si è ridotto drasticamente il “tempo di connessione” a cui tutti erano ormai tristemente abituati.

Parliamo di quei 5-10 minuti necessari ogni volta per trovare i cavi giusti, provare a collegarli, controllare che tutto funzioni, che ora non esistono più.

Il risparmio di 5 minuti all’inizio di una riunione può sembrare trascurabile, ma solo se estrapolato dal contesto, che è invece quello di centinaia aziende che funzionano proprio grazie alle riunioni.
Nel caso di DAB, dobbiamo quindi prendere quei 5-10 minuti di tempo perso per un singolo incontro e moltiplicarlo per tutte le persone (minimo 3 alla volta) in azienda e poi ancora per tutte le riunioni che vengono tenute (minimo 15 al giorno).

In pratica, oltre la comodità e la libertà degli utenti, abbiamo anche un risparmio di tempo lavorativo pari alle ore di un manager full-time, con il corrispettivo budget monetario – che ora può essere allocato per fini ben più produttivi.

In più, essendo Presentazione Wireless basata su prodotti che sono parte di una famiglia, abbiamo poi potuto estendere facilmente i benefici ad altre necessità, eseguendo un upgrade dei dispositivi.
Oltre la possibilità di trasmettere senza fili abbiamo quindi creato un un sistema che consente sia interattività che videoconferenza su applicazioni di terze parti.

La morale

Non serve cambiare tutto il vostro sistema video-audio in azienda, perché la vera Presentazione Wireless si può integrare su display sia di vecchia che di nuova generazione, e all’occorrenza connettere anche hardware vecchi in VGA, senza vincolarvi al tipo di proiettore.